Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy Gietrzwałd

Wójta Gminy Gietrzwałd

z dnia 2 listopada 2020 r.

w sprawie wykonywania czynności pracy zdalnej w Urzędzie Gminy w Gietrzwałdzie oraz Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie.

       Na podstawie art. 33 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym
(t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 713), w związku z § 1 ust. 6 i § 2 Rozporządzenia Rady Ministrów
z dnia 2 listopada 2020 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. z 2020 r., poz. 1931)

zarządzam, co następuje:

§ 1.

W okresie wskazanym w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 2 listopada 2020 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów
i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. z 2020 r., poz. 1931) polecam wykonywanie pracy zdalnej pracownikom Urzędu Gminy w Gietrzwałdzie oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie, którzy mają takie możliwości i zakresy zadań pozwalające na ww. formę pracy oraz stosowanie przez kierowników i pracowników komórek organizacyjnych zasad określonych niniejszym zarządzeniem.

§ 2.

1.     W celu wykonywania obowiązków służbowych pracownicy zobowiązani są stosować urządzenia pracodawcy przystosowane do pracy zdalnej i odpowiednio zabezpieczone.

2.     Zabrania się używania urządzeń, o których mowa w pkt 1 do celów innych niż wskazane w pkt 1.

3.     Dokumenty jawne i powszechnie dostępne mogą znajdować się w dyspozycji pracownika poza miejscem pracy, z zachowaniem zasad obiegu dokumentów (ewidencja wpływów). Inne materiały niezbędne do wykonywania pracy zdalnej mogą być udostępniane w formie informatycznej za pośrednictwem elektronicznej poczty służbowej.

4.     Oryginały dokumentów wpływających do Urzędu Gminy i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej (w tym dowodów księgowych), po ich dekretacji, są przekazywane kierownikom komórek organizacyjnych wykonujących pracę w Urzędzie i GOPS lub osobom je zastępującym i wykonującym pracę w Urzędzie i GOPS.

5.     Kierownicy komórek organizacyjnych, za pośrednictwem szyfrowanych połączeń odpowiedniego oprogramowania lub komunikatora przekazują pracownikom merytorycznym wersję informatyczną dokumentów w plikach PDF lub edytowalnych, jeśli wymaga tego zakres realizowanych zadań.

6.     Do dokumentów przesłanych w sposób wskazany w pkt 5 w okresie wskazanym
w § 1 nie stosuje się wymogów dotyczących ujmowania w spisach, rejestrach, ewidencjach, opisu merytorycznego kontroli formalnej i rachunkowej oraz akceptacji
w formie pisemnej adnotacji umieszczanej na dokumencie. Brak adnotacji o czynnościach nie wstrzymuje realizacji zdarzeń objętych dokumentem.

7.     Czynności, o których mowa w pkt 6 winny być uzupełnione przez odpowiednich pracowników na oryginałach dokumentów w najbliższym możliwym terminie.

§ 3.

1. Praca zdalna pracowników Urzędu Gminy w Gietrzwałdzie oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie, odbywa się pod nadzorem kierowników komórek organizacyjnych Urzędu i GOPS, a samodzielnych stanowisk pracy pod nadzorem Wójta.

2. Pracownicy mają obowiązek poinformować kierowników za pośrednictwem poczty służbowej o:

a)   planowanym harmonogramie dnia i przyjętych do realizacji czynnościach,

b)   brakach i trudnościach w trakcie realizacji harmonogramu danego dnia,

c)   efektach i postępach uzyskanych w wyniku pracy zdalnej,

d)   przesłaniu sporządzonych projektów pism i innych dokumentów do akceptacji przełożonych.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych, informują Wójta o czynnościach nadzoru co najmniej dwa razy w tygodniu za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonicznie lub bezpośrednio.

§ 4.

W celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania zdalnego dostępu pracownicy zajmujący się utrzymaniem obsługi informatycznej i sprzętem komputerowym, w okresie o którym mowa
w § 1 mogą mieć ustalony zadaniowy czas pracy lub zmienione godziny pracy.

§ 5.

Traci moc Zarządzenie Nr 39/2020 Wójta Gminy Gietrzwałd z dnia 21 marca 2020 r. w sprawie wykonywania czynności pracy zdanej w Urzędzie Gminy w Gietrzwałdzie, Zarządzenie
Nr 52/2020 Wójta Gminy Gietrzwałd z dnia 1 kwietnia 2020 r. w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 39/2020 z dnia 21 marca 2020 r. w sprawie wykonywania czynności pracy zdalnej
w Urzędzie Gminy w Gietrzwałdzie oraz Zarządzenie Nr 61/2020 Wójta Gminy Gietrzwałd
z dnia 20 kwietnia 2020 r. w sprawie zmian w organizacji pracy w Urzędzie Gminy
w Gietrzwałdzie poprzez wprowadzenie pracy zdalnej.

§ 6.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej

                                                                         Wójt Gminy Gietrzwałd

                                                                                               /-/ Jan Kasprowicz